BT Commitments Assurance Office CAO
INNGANGUR
- Þetta skjal lýsir því hvernig skrifstofa skuldbindingatrygginga (CAO) meðhöndlar skyndirannsóknir og brotarannsóknir sem tengjast skuldbindingum og stjórnsýslubókuninni (hér eftir skuldbindingarnar). Þar sem þörf er á að víkja frá þessu ferli til að rannsóknin sé skilvirk og skilvirk getur CAO gert það og mun hann útskýra það fyrir hagsmunaaðilum. Ferlið er dregið saman á skýringarmyndinni í viðauka 1 við þetta skjal.
- Allir hagsmunaaðilar okkar, þar á meðal BT Compliance Committee (BTCC), Openreach Monitoring Unit (OMU) Ofcom og iðnaður, búast við að rannsóknum sé stjórnað á þann hátt sem er viðeigandi óháð, framkvæmt í háum gæðaflokki og hefur skilgreint ferli. Rannsóknir okkar verða að uppfylla þessar kröfur.
- Ferlið okkar samanstendur af 4 áföngum:
| # | Áfangi | Tilgangur |
| 1 | Triage stage | Að meta: (1) hvort mál tengist skuldbindingunum, eða ætti að senda til annars hluta BT, og (2) hvort það sé nægilega mikilvægt til að verðskulda endurskoðunview. |
| 2 | Quick Check stage | Til að ganga úr skugga um nægilegar staðreyndir til að meta hvort mál sé áhyggjuefni (þarfnast fullrar brotarannsóknar) eða hvort hægt sé að loka því á þessum tímatage (eftir að hafa tilkynnt til BTCC). Athugaðu að skyndiskoðun getur samt leitt til ráðlegginga CAO um úrbætur til að takast á við greindar áhættur.
Í þeim tilfellum þar sem ákæran er skýr er þessi stage má sleppa og CAO fer beint í næsta skref. |
| 3 | Full rannsókn á brotum | Að ganga úr skugga um allar staðreyndir til að meta hvort brotið hafi verið á skuldbindingum eða stjórnarhættibókuninni. |
| 4 | Tilkynning um niðurstöður CAO | CAO mun uppfæra BTCC, Ofcom og aðra viðeigandi aðila. |
ÞRÍA STAGE
- Í Triage StagCAO ákveður hvort kvörtun verði samþykkt og hvernig á að stjórna henni. Það eru fjórar mögulegar niðurstöður Triage Stage:
a. Mál samþykkt og sett í flýtiskoðunarferli CAO (sjá kafla 4);
b. Mál samþykkt og sett beint í heildarrannsóknarferli brota (sjá kafla 5);
c. Málið væri betur sinnt af Openreach's Commitments Monitoring Office (CMO); eða
d. CAO ákveður að samþykkja ekki málið á þeim grundvelli að það sé ekki mál sem tengist skuldbindingunum (og annar hluti BT ætti að stjórna því), eða að það sé óhóflega smávægilegt í eðli sínu. - Flugmálastjórn mun tilkynna kvartanda um niðurstöðu Triage stage.
Staðfesting á málinu er innan starfssviðs CAO
- CAO mun rannsaka kvartanir um að farið sé að skuldbindingum sem skipta máli fyrir tilvísunarskilmála BTCC, þ.e.
a. samræmi BT við skuldbindingarnar og stjórnarháttabókunina;
b. hvort menningin í BT og hegðun BT-fólks í tengslum við skuldbindingar- og stjórnunarbókunina sé til þess fallin að BT fari að þeim og skili stafrænum samskiptareglum.view (DCR) markmið; og
c. að hve miklu leyti mæligildum Ofcom í tengslum við DCR er náð og markmiðum sem Ofcom tilgreinir í DCR lokayfirlýsingunni er náð. - Með hliðsjón af ofangreindu er CAO einbeittur að því að fylgja bókun um skuldbindingar og stjórnarhætti – bæði í bókstaf og anda. Önnur þemu (td þjónustuver, málaferli, persónuvernd gagna) verða send til viðkomandi BT eða Openreach teymi.
Íhuga hvort álitamál séu nægilega mikilvæg til að verðskulda endurskoðunview
- CAO verður að nýta auðlindir sínar á skilvirkan hátt. CAO mun taka fram mál sem virðast, á augliti þeirra, til að vekja upp raunverulegar og trúverðugar áhyggjur af því að það sé, eða gæti verið, hegðun sem er ekki í samræmi við bókstaf eða anda skuldbindinganna.
- Hins vegar getur CAO ákveðið að rannsaka mál ekki á grundvelli þess að það sé óhóflega lítið í eðli sínu. Slíkar ákvarðanir eru tilkynntar til BTCC, og það er enn opið fyrir BTCC að krefjast rannsóknar ef það viewer málið öðruvísi. Það er einnig opið fyrir CAO að rannsaka málið síðar ef síðari atburðir gefa tilefni til þess eða frekari viðeigandi upplýsingar koma í ljós.
Málaúthlutun milli CAO og CMO
- Skuldbindingarmál ættu að vera endurviewstjórnað af teyminu sem er best í stakk búið til að koma þeim til skilvirkrar lausnar. Með þetta í huga:
a. CAO mun leiða í málum sem tengjast eingöngu eða aðallega BT;
b. Fyrir málefni sem tengjast eingöngu eða aðallega Openreach, mun CAO hafa samband við CMO með view að afhenda málið; og
c. Þar sem mál snertir bæði BT og Openreach þætti, gætu CAO og CMO unnið saman að því að koma málinu áfram. - Nálgunin er breytileg frá tilviki tilvika, en verður upplýst af þáttum eins og: hvar viðkomandi háttsemi átti sér stað; vörurnar sem um ræðir; hver væri best í stakk búinn til að hafa eftirlit með aðgerðum til úrbóta; einhver sérstakur og vel orðaður views frá CP um hver ætti að leiða afturview; og hvort tilhview felur í sér aðgang að sérstaklega viðkvæmum Openreach viðskiptaupplýsingum (CI) eða trúnaðarupplýsingum viðskiptavina (CCI). Flugmálastjórn mun halda kvartanda uppfærðum um úthlutun mála.
Notkun flýtiskoðunar eða rannsóknarferlis um heildarbrot
- A Quick Check er nákvæmlega það sem nafnið gefur til kynna - upphafsorðview til að ganga úr skugga um hvort áhyggjuefni séu tilefni til ítarlegrar brotarannsóknar Flugmálastjórnar, eða staðfesta að ekki virðist ástæða til frekari áhyggjuefna á grundvelli fyrirliggjandi upplýsinga. Þetta þýðir að setja skýran tíma til að komast að niðurstöðu um hvort málið veki áhyggjuefni og krefjist fullrar brotarannsóknar.
- Þar sem staðreyndir virðast skýrar og viðurkenndar, getur flugmálayfirvöld ákveðið að sleppa skyndiskoðun og fara beint í rannsókn á fullu broti Stage (sjá kafla 5 hér að neðan).
SAMÞYKKT MÁL: UNDIRBÚNINGUR
Þegar CAO ákveður að samþykkja mál fylgir það skrefunum fyrir góðar starfsvenjur sem settar eru fram hér að neðan. Athugið að ákvörðun um að samþykkja mál er ekki niðurstaða um brot, né er það nokkur vísbending um að CAO hafi hug á að finna brot.
Skilgreindu umfang
- CAO mun skýra þau sérstöku atriði sem málið vekur. Þetta ramma inn skilmála CAO umview, þar á meðal: viðeigandi vörur/geirar; viðeigandi starfsfólk; og gildandi ákvæðum í skuldbindingunum.
- Umfang rannsóknarinnar ætti ekki að deila ótímabært með stjórnendum BT eða Openreach, til að draga úr hættu á tilraunum til að hafa ótilhlýðilega áhrif á umfangview fjarri svæðum sem gætu valdið áhyggjum.
Láttu viðeigandi BT og Openreach hagsmunaaðila vita
- CAO tekur ekki að sér leynilegt eftirlit. Þess vegna mun CAO skrifa viðeigandi hagsmunaaðilum (Communications Regulatory Compliance (CRC), CMO, aðallögfræðingi viðkomandi BT deildar) til að upplýsa þá um að upphafleg kvörtun hafi borist og að CAO verði afturviewing það sem skyndiskoðun eða heildarrannsókn á broti.
- Ef kvartandi hefur óskað eftir nafnleynd verður ekki gefið upp hver hann er.
- Ef CRC eða CMO hafa þegar rannsakað og brugðist við vandamálinu sem komið er upp, mun CAO biðja um afrit af viðeigandi bréfaskiptum og skjölum.
Lögfræðiaðstoð
- CAO mun íhuga hvort málið sé mál þar sem líklegt er að hann vilji fá lögfræðiráðgjöf frá BT Group Legal. Flugmálastjórn gerir ráð fyrir að þetta sé líklegra þegar samþykkt kvörtun vekur ný, flókin eða sérstaklega ágreiningsefni.
- CAO mun biðja lögfræðistjóra, samkeppnis- og eftirlitslög, að leggja fram lista yfir umsækjendur innan BT Group Legal sem hafa ekki áður tekið þátt í þeim málum sem skipta máli fyrir kvörtunina til að veita CAO lagalegan stuðning.
Trúnaður
- Flugmálastjórn virðir beiðnir kvartenda um nafnleynd. Hins vegar, ef flugmálastjórnin telur að þagnarskyldan sem þriðji aðili fer fram á í kringum kvörtunina muni hafa veruleg áhrif á virkni endurskoðunarinnar.view, mun CAO segja þriðja aðilanum að ræða leið fram á við.
- CAO tekur ekki að sér leynilegt eftirlit. Þar sem CAO samþykkir mál mun hann segja viðeigandi hagsmunaaðilum í BT og Openreach (td Communications Regulatory Compliance (CRC), CMO, aðallögfræðingur viðkomandi BT-deildar) að kvörtun hafi borist og að CAO verði afturviewing það sem skyndiskoðun eða heildarrannsókn á broti.
SNJÓTT ATHUGIÐ
- Quick Check ferlið er notað fyrir bæði kvartanir og málefni sem annars hafa komið til kasta CAO. Málin eru skráð á rekja spor einhvers CAO og framfarir eru endurteknarviewed á reglulegum CAO liðsfundum.
- CAO byrjar afturview með því að safna viðeigandi sönnunargögnum og mun eiga samskipti við lykilfólk í viðeigandi hlutum BT. Aðkoma CAO mun vera mismunandi í hverju tilviki, með það í huga að þetta ferli leitast við að mynda upplýsta bráðabirgðaáætlun view um hvort það sé álitamál eða áhyggjur eða ekki. Ekki er ætlunin að það hafi verið gerð heildstæð umview af öllum mögulegum sönnunargögnum sem gætu verið til innan BT Group. Prófið sem CAO býst við að nota er: „Höfum við aflað viðeigandi upplýsinga sem eru tiltækar á augljósum stöðum og höfum við talað við lykilaðila sem taka þátt?
- Þegar CAO hefur lokið skyndiskoðun gefur forstjóri CAO ráðleggingar fyrir BTCC, sem geta verið:
a. Að loka Quick Check (þar sem engin efnisleg atriði hafa verið auðkennd);
b. Að loka skyndiskoðuninni en með tilmælum til BT um að koma í veg fyrir að skuldbindingarvandamál komi upp í framtíðinni (sem getur falið í sér að endurskoða málið í framtíðinni til að staðfesta að CAO view helst viðeigandi); eða
c. Til að opna heildarrannsókn á brotum. - Í reynd gæti CAO leitast við að færa skyndiskoðun yfir í fulla brotarannsókn ef nægar vísbendingar eru um að slíkt sé nauðsynlegt, án þess að bíða eftir að BTCC ákveði þetta atriði.
- CAO tilkynnir BTCC um tilmæli sín um skyndiskoðun fyrir BTCC til að ákveða í samræmi við það. BTCC getur verið sammála CAO, eða það getur ákveðið að önnur nálgun sé viðeigandi (tdampBTCC getur ákveðið að mál skuli ekki vera lokað í kjölfar skyndiskoðunar og að fara ætti í fulla rannsókn á broti).
FULLT RANNSÓKNARFERLI BROTA
- Í þessum hluta er fjallað um almenna ferlið sem CAO mun fylgja. Full rannsókn á broti fer fram þar sem annaðhvort:
a. Eftir að hafa lokið skyndiskoðun kemst CAO að þeirri niðurstöðu að nægar upplýsingar séu fyrir hendi til að réttlæta fulla rannsókn á broti. Það fer eftir tímasetningu BTCC funda, CAO gæti haldið áfram í þetta skref frekar en að bíða eftir BTCC fundi, svo að það geti veitt tillögur sínar frá lokum fullrar brotarannsóknarferlisins.
b. við móttöku skýrslu frá flugmálastjóra um skyndiskoðun, ákveður BTCC að það séu skynsamlegar ástæður til að gruna að brot hafi átt sér stað (þetta gæti átt sér stað þar sem flugmálastjórn mælir með því að hefja rannsókn á fullri broti eða þar sem BTCC er ósammála því tilmæli CAO um að loka máli eftir að hafa lokið skyndiskoðun); eða
c. það er ljóst á augabragði fyrstu upplýsinga sem veittar voru til flugmálastjóra að fulla brotarannsókn er réttlætanleg, án þess að nauðsynlegt sé að framkvæma skyndiskoðun. - Engu að síður þýðir sú staðreynd að rannsókn er hafin ekki að um misbrestur hafi verið að ræða. Það getur einfaldlega verið að aðstæður séu sérstaklega flóknar og að komast til botns í málinu krefst strangari endurskoðunarview en Quick Check býður upp á.
Uppfærðu hagsmunaaðila
Þar sem CAO hefur hafið rannsókn á fullri brotastarfsemi mun CAO uppfæra kvartanda (ef við á) sem og hagsmunaaðila BT og Openreach.
Staðfestu rannsóknarumfangið
CAO mun byrja á því að skoða umfang þessview. Ef skyndiskoðun hefur þegar farið fram er þetta tækifæri til að velta fyrir sér því sem CAO hefur lært og íhuga hvort rýma þurfi, minnka eða breyta um stefnu. Þessi ákvörðun verður leidd af sönnunargögnum sem CAO hefur getað aflað.
Rannsóknarstuðningur
- Rannsóknin ætti að veita CAO málinu nægileg sönnunargögn til að mynda a view um hvort brotið hafi verið gegn skuldbindingunum. Framkvæmdastjóri CAO verður að tryggja að rannsóknarteymið hafi nægilegt fjármagn til að ná þessu fram – þetta gæti falið í sér að leita til annarra starfa til að veita nauðsynlegan stuðning til að koma rannsókninni áfram (td BT Group Legal, CRC, BT Security).
- Ef CAO er með tillview er líklegt til að krefjast aðgangs að sérstaklega viðkvæmum efnum, ber flugmálastjóra að tryggja að á meðan á rannsókn stendur verði rafræn files sem tengjast kvörtuninni eru geymd á öruggan hátt. CAO mun einnig taka upp raunsær skref, svo sem að nota lykilorðsvörn á skjölum sem send eru í tölvupósti og aðgangsstýringu á innra netsíðum, til að stjórna viðkvæmum upplýsingum á viðeigandi hátt.
- Þar sem CAO tekur að sér tölvupóst umview meðan á rannsókninni stendur getur það unnið með BTSecurity og lögfræðiaðstoð BT með því að nota eDiscovery vettvang BT.
Interviews
- Þar sem CAO annast milliviews, athugasemdir ætti að taka og athuga aftur með interviewee til að fá fullvissu um að þeirra views hafa verið nákvæmlega skráð. CAO ætti að leitast við að skrifa upp allar athugasemdir eins fljótt og auðið er eftir millitímannview til að tryggja að þær séu eins nákvæmar og hægt er.
- Flugmálastjórinn mun halda öllum skýringum málefnalegra og forðast umræður um hvort einstaklingur kunni að hafa brotið skuldbindingarnar eða ekki (þetta verður tekið til athugunar síðar, þegar CAO teymið þegar mótar tilmæli sín til BTCC).
Lagalegur umview
Ef lögfræðingur styður CAO, munu þeir afturview og gera athugasemdir við greiningu og niðurstöður Flugmálastjórnar og, þar sem við á, allar tillögur um til hvaða úrbóta skuli grípa.
Deildu fyrstu niðurstöðum CAO með BT og Openreach
CAO mun deila niðurstöðum sínum með BT og/eða Openreach. Flugmálastjórn mun setja hæfilegan frest til að svara (10 virkir dagar, en það gæti verið minna í einföldum tilvikum og lengur í flóknum eða nýjum aðstæðum). Þetta veitir sanngjarnt en ekki opið tækifæri til að bregðast við og CAO mun vísa málum til BTCC til ákvörðunar ef BT og/eða Openreach hafa ekki veitt views þrátt fyrir að hafa fengið tækifæri.
Undirbúa brotarannsóknina til að leggja fyrir BTCC til ákvörðunar
- Framkvæmdastjóri skuldbindinga mun endurskoðaview tilmælin og sönnunargögnin til stuðnings, þar á meðal allar framsetningar frá BT. Framkvæmdastjóri skuldbindingatryggingar mun ákvarða fyrirhugaðar niðurstöður CAO fyrir BTCC og mun tilkynna CRC og CMO um þær.
- Ef CRC og/eða CMO hafa áhyggjur af niðurstöðum CAO, geta þeir borið þær upp við Commitments Assurance Director. Hins vegar tekur CAO fram að það mun hafa verið fyrri ráðning á meðan á endurskoðuninni stóðview, og gerir það ráð fyrir að mál verði tekið upp eins fljótt og raun ber vitni í ferlinu.
- Ef munurinn er eftir munu CAO og CRC hver um sig kynna sitt views um málið þegar því er vísað til BTCC til ákvörðunar.
SKÝRSLA STAGE
Tilkynning til BTCC
- Þegar máli hefur verið lokið (annaðhvort skyndiskoðun eða rannsókn á fullri broti) tilkynnir CAO niðurstöður sínar til BTCC, ásamt viðeigandi CRC eða Openreach CMO sjónarmiðum þar sem við á. Skýrsluformið fer eftir eðli málsins og hversu flókin mál eru.
- CAO mun útskýra:
a. hvort brot eða ósamræmi við stefnu hefur verið greint eða ekki; og
b. hvaða úrbótaaðgerðir BT og/eða Openreach ætla að grípa til eða hvaða aðgerðum er mælt með af CAO. - BTCC mun taka ákvörðun um tilmæli CAO. Komi fram brot eða frávik er það bókað í fundargerð.
Tilkynning til kvartenda
CAO mun uppfæra kvartendur reglulega um framvindu, þar á meðal niðurstöður CAO, og ákvörðun BTCC.
Tilkynning til annarra hagsmunaaðila
Upplýsingar um lokið skyndiskoðun og heildarbrotsrannsóknir eru innifalin í BTCC Bulletin eftir viðkomandi BTCC fundi, sem og í árlegri Re BTCCview.
Tilkynning til Ofcom
CAO uppfærir Ofcom um stöðu allra opinna skyndiskoðana og rannsókna á fullum brotum á reglulegum fundum sínum. Að auki skrifar CAO (fyrir hönd BTCC) formlega til Ofcom innan 10 virkra daga frá BTCC fundi þar sem brot eða ósamræmi er formlega ákveðið af BTCC meðlimum (samkvæmt GP 7.7).
Viðauki 1: Einfaldað yfirview af CAO Quick Check og hugsanlega brotarannsóknarferli
Skjöl / auðlindir
 |
BT Commitments Assurance Office CAO handbók [pdfLeiðbeiningar Skuldbindingar Tryggingarskrifstofa CAO Handbók, Assurance Office CAO Handbók, Office CAO Handbók, CAO Handbók, Handbók |
 |
BT Commitments Assurance Office [pdfLeiðbeiningar Skuldbindingar Tryggingaskrifstofa, Tryggingaskrifstofa, Skrifstofa |