Google Workspace APP notendahandbók

Google Workspace APP

Framkvæmdayfirlit

Þessi handbók býður upp á fimm helstu ráðleggingar frá Google um flutning yfir í Google Workspace. Það útlistar sannað verkfæri, úrræði og stuðning, auk sögur frá viðskiptavinum sem hafa flutt með góðum árangri. Fyrir yfirmenn upplýsingafulltrúa (CIOs) sem leita að nútímalegri framleiðni- og samstarfslausn, býður Google Workspace upp á sannfærandi valkost við eldri verkfæri fyrir fyrirtæki. Google Workspace er treyst af 10 milljónum viðskiptavina og 3 milljörðum notenda um allan heim og veitir fyrirtækjum kunnuglegt, nútímalegt og leiðandi umhverfi fyrir samskipti, file stjórnun, samsköpun skjala og fleira.

Hvers vegna Google
Vinnurými? Stutt samantekt

Google Workspace getur hjálpað fyrirtækjum af öllum stærðum og í nánast öllum atvinnugreinum að auka öryggi, framleiðni og samvinnu. Með AI-knúnum öryggiseiginleikum og skýjabyggðum og núlltraustsarkitektúr, treysta fyrirtæki á Workspace til að vernda viðkvæmustu gögnin sín. Gervigreind (AI) innbyggð í framleiðniaukningu getur hjálpað fyrirtækjum að spara tíma og bæta vinnugæði.

Með því að nota Google Workspace með Gemini eru fyrirtæki af öllum stærðum að beita gervigreind á öruggan hátt. Samkvæmt nýlegri rannsókn okkar á viðskiptavinum fyrirtækja sem nota Gemini, spara notendur að meðaltali 105 mínútur á viku og 75% daglegra notenda segja að það bæti gæði vinnu þeirra. Stofnanir flytjast yfir á Workspace til að grípa tækifærið fyrir nútímavæðingu upplýsingatækni og menningar, til að hagræða vinnuflæði fyrir hraðari ákvarðanatöku og til að útrýma flöskuhálsum með óaðfinnanlegu samstarfi.

1. kafli

Fimm lykilráðleggingar fyrir hnökralausa flutning til Google Workspace
Flutningur til hvaða tækni sem er er margþætt ferli, en það þarf ekki að vera ógnvekjandi. Stofnanir alls staðar að úr heiminum velja að flytja til Workspace á hverju ári. Árangursrík flutningur krefst stefnumótandi nálgunar sem setur skilning á tækniumhverfinu og upprunagögnum í forgang, lágmarkar hugsanlega áhættu og viðurkennir að breytingastjórnun fyrir starfsmenn er mikilvægur þáttur í velgengni.

Sérhver flutningsferð verður einstök og tímalínan er breytileg eftir gagnamagni fyrirtækisins og hversu flókið það er. Við skipulagningu fólksflutninga er mikilvægt að byrja með vandlega íhugun á núverandi umhverfi stofnunarinnar og sértækum þörfum og aðstæðum. Viðskiptavinir njóta oft góðs af því að hefja ferlið 1–2 árum fyrir lok leyfissamnings þeirra við eldri þjónustuaðila.

Hér eru fimm skref sem þú getur fylgt til að hefja þetta ferli ásamt Google reikningsteyminu þínu og völdum innleiðingaraðila.

Skoðaðu og skildu upprunagögnin
Metið nákvæmlega gagnategund, stærð og flókið til að sjá fyrir áskoranir og hámarka flutningsaðferðina. Þekkja gagnadreifingu þína til að afhjúpa hvernig gögnin dreifast um upprunakerfið. Hafðu í huga að kröfur um skipulagsgögn geta verið mismunandi eftir deildum og þessar þarfir ættu að vera upplýsandi um flutningstímalínu og stefnu. Taktu fyrirbyggjandi upp allar óstuddar gagnategundir eða harðar takmarkanir innan Google Workspace til að koma í veg fyrir truflanir.

Nýttu heimildaskannanir
Framkvæmdu yfirgripsmikla gagnagreiningu með því að nota skannavirkni, eins og Google Workspace Migrate, til að fá djúpa innsýn í upprunagögnin. Fínstilltu flutningsferlið með því að dreifa vinnuálagi á áhrifaríkan hátt yfir flutningsinnviði og forgangsraða stórum gagnasöfnum. Þú getur notað vörufylki Google Workspace til að rannsaka verkfæri sem hægt er að nota til að flytja tilteknar tegundir gagna.

Skipuleggðu flutningsaðferðina þína og taktu inn breytingastjórnun frá upphafi:
Þegar þú skipuleggur flutning fyrirtækja er mikilvægt að samræma upplýsingatækniteymi þitt, Google reikningsteymi og innleiðingarfélaga að fyrirhuguðum árangri með skilgreindum markmiðum og markmiðum. Sum fyrirtæki gætu valið að nota Google Workspace í sambúð með sérstökum eldri verkfærum og punktalausnum.

Aðrir gætu valið að flytja að fullu yfir í Google Workspace. Google styður báðar gerðir fólksflutninga; Hins vegar hjálpar fullur flutningur stofnunum að hámarka ávinning og arðsemi af fjárfestingu Workspace.
Þó að það séu margar leiðir sem fyrirtæki geta byggt upp flutningsstefnu sína til að mæta viðskiptamarkmiðum, mælir Google með þriggja fasa nálgun með kjarna upplýsingatækni, snemmtækum notendum og alþjóðlegri notkun.

Fyrirhuguð áfangaflutningsaðferð Google
Þrír áfangar kjarnauppsetningarstarfsemi geta venjulega tekið 3–9 mánuði.

• 1. áfangi: Skipulags- og kjarnaupplýsingatækni Dreifa aðeins til kjarna upplýsingatækniteymisins.
  Þessi áfangi hefst í samvinnu við samstarfsaðila til að samræma dreifingaráætlanir við bestu starfsvenjur Google og til að skapa árangursleið fyrir heildarverkefnið. Þessi áfangi staðfestir og prófar tæknilega hönnun, auðkennir samþættingarpunkta og gerir teyminu kleift að kynnast verkfærum og tækni.
• 2. áfangi: Early Adopters dreifa til 5–10% af heildarnotendum. Þessi áfangi staðfestir flutninginn, prófar breytingastjórnunaráætlunina og safnar viðbrögðum um þjálfun og samskipti svo hægt sé að aðlaga áætlunina eftir þörfum til að mæta þörfum notenda sem best.
• 3. áfangi: Global Go-Live dreifing fyrir alla notendur. Þessi áfangi færir afganginn
  stofnunarinnar um borð, annast umfangsmikla þjálfun og samskipti og breytist yfir í langtímaupptöku og umbreytingu. eins og lýst er í dreifingarhandbókinni fyrir stórar stofnanir. Þetta ferli tekur venjulega 3–9 mánuði og hægt er að laga það að sérstökum kröfum og þörfum fyrirtækisins.
• Vel útfærð breytingastjórnunarstefna er nauðsynleg fyrir hnökralausa og árangursríka flutning á vinnusvæði. Með því að einbeita þér að samskiptum, þjálfun og stuðningi geturðu lágmarkað truflun, styrkt starfsmenn og náð tilætluðum árangri í viðskiptum. Þú getur notað þessa handbók sem sniðmát fyrir stefnu þína í breytingastjórnun.

Forgangsraða gagnaflutningi
Með nákvæmri skipulagningu og íhugun skaltu ákvarða mikilvæg gögn fyrirtækis þíns fyrir gangsetningu og hvað eru ónauðsynleg gögn fyrir gangsetningu. Það er ekki nauðsynlegt að flytja öll gögn fyrir upphafsdegi. Einbeittu þér að því að flytja nauðsynleg gögn fyrst til að tryggja farsæla upplifun. Íhugaðu að flytja gögn sem ekki eru mikilvæg eftir að hafa verið birt til að hagræða upphaflega flutningsferlið.

Dragðu úr áhættu með fyrirbyggjandi hætti
Að sjá fyrir áskorunum fyrir flutning mun hjálpa til við að halda liðinu þínu á réttri braut. Opin samskipti, fyrirbyggjandi áætlanagerð og áhersla á gagnaheilleika munu ryðja brautina fyrir óaðfinnanlega flutningsupplifun.

2. kafli

Árangurssögur viðskiptavina
Equifax knýr menningarlega umbreytingu eftir að hafa flutt yfir 20,000 starfsmenn til Workspace.
Sem ein af þremur lánaskýrslustofnunum í Bandaríkjunum hjálpar Equifax milljónum neytenda og fyrirtækja á hverju ári að ná fjárhagslegum markmiðum sínum. Equifax ýtti undir menningarlega umbreytingu í rekstri sínum með því að taka upp Google Workspace. Það flutti gögn um 21,000 notenda áður en Workspace var sett upp fyrir starfsmenn í 20 löndum. Með því að nota tæknina sem lyftistöng hjálpaði Equifax vinnuafli sínu að efla menningu samvinnu og samfélags, sem leiddi til næstum 100,000 Google Chat skilaboð á hverjum degi. Einfaldleiki og öryggi Workspace og hæfileikinn til að vinna með skjöl hvar sem er hefur hjálpað Equifax að hagræða samskiptum og samvinnu.

Brasilísk ríkisstofnun flytur 3.5 milljónir+ files til Workspace eftir 2 mánuði
Í Brasilíu er Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) embætti ríkissaksóknara fyrir Amapá-ríki. Það er stofnun sem lýtur alríkisstjórnarskrá Brasilíu og er skuldbundin til að verja lög, lýðræði og hagsmuni einstaklinga og samfélagsins alls. Á 2 mánuðum flutti það 4TB af gögnum sem spanna meira en 3.5 milljónir stofnana files. Nú hefur MP-AP 99.9% þjónustutíma og 90% upptökuhlutfall Google Workspace meðal starfsmanna. Það hefur öðlast meiri sveigjanleika fyrir fjarstarfsmenn, auðveldari deilingu skjala meðal teyma og utanaðkomandi aðila og meiri stjórnun á gögnum sem stofnunin geymir.

LifeCell framkvæmir fullgilda flutning fyrir 1,200+ starfsmenn á innan við 3 mánuðum til að auka skilvirkni
LifeCell var stofnað árið 2004 og er stærsti stofnfrumu- og vefjageymslubanki Indlands. Það er aðalframleiðandi erfðaskimunarprófa og er leiðandi í frumu- og vefjameðferðum. LifeCell framkvæmdi fullgilda flutning á Google Workspace á innan við 3 mánuðum fyrir 1,200+ starfsmenn, sem breytti samstarfsgetu með nákvæmum persónuverndarstillingum. Google Workspace hefur einnig hjálpað fyrirtækinu að auka skilvirkni vinnuflæðis frá yfirstjórn til starfsmanna í fremstu víglínu með því að minnka ruslpóstárásir í núll.

Innan 4 mánaða, Humanamigrated 13,000 notendur til Workspace, skera IT kostnað, og hert security.ty. Auðvelt í notkun samstarfsverkfæri í Google Workspace hafa aukið starfsanda og skilvirkni meðal 13,000 liðsmanna á vettvangi og á skrifstofu hjá Humana, leiðandi í umönnunarþjónustu í Finnlandi, Noregi og Svíþjóð. Upplýsingatækniteymið er nú fullviss um að tímaprófaðir öryggiseiginleikar Workspace haldi viðkvæmum viðskiptavinagögnum öruggum og Humana býst við að flutningur til Workspace muni draga úr beiðnum um tækniaðstoð um að minnsta kosti 50%. Humana flutti 22TB af gögnum, þar á meðal 55 milljón tölvupósta, 5.5 milljónir skjala og 4.5 milljón dagatalsatriði.

Ég er 100% viss um að Humana teymið er ánægðara og afkastameira með Google Workspace en það var með fyrri vettvang okkar, og ásamt Chrom OS mun það gera gögnin okkar öruggari en nokkru sinni fyrr.“
Adam Nerell CIO, Humana

Colgate-Palmolive flytur 28,000 notendur til Workspace á 6 mánuðum
„Google Workspace skar sig úr vegna þess að það er sannarlega samþætt verkfærasett, með stakri innskráningu og einni skrá. Google Workspace er smíðað fyrir skýið, án arfleifðar á staðnum. Okkur fannst að Google myndi halda áfram að vera stærsti frumkvöðullinn í skýjasamstarfi og samstarfsaðili sem við gætum vaxið með,“ segir Mitch Cohen, forstöðumaður samstarfs hjá alþjóðlegu neytendavörufyrirtækinu Colgate-Palmolive. Á aðeins þremur mánuðum voru meira en 94% notenda virkir að nota Google Drive og yfir 57,000 klukkustundir af Google Meet fundum voru haldnar á aðeins einum mánuði. Nú hafa allir frá C-svítunni til pósthússins í Colgate Google Workspace reikning og nota hann daglega.

3. kafli

Flutningatól og tilföng frá Google
Meðan á flutningi stendur geta stofnanir fengið aðgang að fjölda fyrstu og þriðja aðila verkfæra, ferla og stuðnings frá Google til að auðvelda ferlið frá skipulagningu til framkvæmdar.

Workspace reikningsfulltrúinn þinn
Sem fyrsta viðkomustaður þinn skaltu hafa samband við fulltrúa Google Workspace reikningsins þíns, sem vinnur náið með vistkerfi samstarfsaðila okkar og býður upp á margs konar þjónustu frá enda til enda þegar þú gerir umskiptin. Þessi þjónusta felur í sér ráðgjöf, ráðgjöf, tæknilega reikningsstjórnun, breytingastjórnun, virkjun og þjálfun, umbreytingarstofur og fleira. Reikningsfulltrúi þinn mun vinna með þér til að fá réttan samstarfsaðila fyrir flutningsþarfir þínar.

Samstarfsaðilar

Útvíkkað net okkar af stýrðri þjónustu og innleiðingaraðilum hjálpar viðskiptavinum að velja lausn sem er rétt fyrir þá og leiðir heildarflutninginn og dreifinguna. Samstarfsaðilar okkar fylgja mörgum stofnunum á vinnusvæðisferð þeirra og koma með áratuga reynslu af því að styðja stóra viðskiptavini með allt að 200,000 starfsmenn.

Google Workspace er í stefnumótandi samstarfi við samstarfsaðila á öllum svæðum. Tæknifélagar (ISV) aðstoða við gagnaflutningsferlið auk þess að tengjast söluaðila fyrirtækisins. Í samstarfi við reikningsstjórann þinn mun valinn félagi þinn vinna með þér að því að búa til nákvæma áætlun fyrir hvern áfanga sem Google mælir með. Þessir áfangar gætu falið í sér uppgötvun, stefnumót, virkjun, þjálfun og kynningar frá skipulagningu til uppsetningar og víðar. Lista yfir samstarfsaðila í heild sinni má finna hér.

Fagleg þjónusta

Að auki getur reikningsteymi þitt tekið þátt í faglegri þjónustu Google til að bæta þjónustufélaga þinn og standa vörð um innleiðinguna með viðbótarlagi af tæknilegri, breytingastjórnun og stjórnunarstuðningi. Þessi stuðningur getur falið í sér aðgang að sérfróðum ráðgjöfum, bestu starfsvenjur, tengsl við vöru- og verkfræðiteymi Google til að tryggja árangur lykiláfanga í innleiðingu og fleira. Heildarlistann yfir þjónustu sem Google fagþjónusta býður upp á má finna hér.

Teymi okkar hafa þróað ákveðna aðferðafræði og verkfæri til að leiðbeina viðskiptavinum í gegnum flutningsferðina frá skipulagsstigi til árangursríkrar kynningar. Til dæmisample, með Google Workspace Migrate geturðu stjórnað stórfelldum flutningum inn í margar Google Workspace kjarnaþjónustur frá einum stað. Við bjóðum upp á ítarleg skjöl og dreifingarleiðbeiningar til að hjálpa þér að velja besta kostinn til að færa tölvupóstinn þinn, dagatal, tengiliði, möppur, files og heimildir inn á Google Workspace. Við höfum safnað úrræðum til að hjálpa þér hvert skref á leiðinni, þar á meðal:

• Dreifingarúrræði fyrirtækja og dreifingarleiðbeiningar okkar fyrir stórar stofnanir. Stofnanir geta notað þessi breytingastjórnunarúrræði og tæknileiðbeiningar til að útfæra Google Workspace fyrir stórar stofnanir. Fylgdu 90 daga útfærsluáætlun okkar til að kynna Google Workspace fyrir notendum þínum, prófa þjónustu og gagnaflutning og skipta um allt fyrirtæki þitt.
• Tæknilegar dreifingarleiðbeiningar og flutningsleiðbeiningar fyrir ítarlegar leiðbeiningar. Þessar heimildir veita ítarlegar, ítarlegar upplýsingar um nákvæmari efni, svo sem gagnaflutning frá Microsoft Outlook til Google Workspace og fleira.

Google Workspace styrkir fyrirtæki fyrirtæki með nútíma samstarfsverkfærum og öruggu skýjaumhverfi. Með skipulögðum nálgun, sannreyndum verkfærum og stuðningi sérfræðinga er flutningur viðráðanlegt ferli. Leyfðu Google Workspace að opna alla möguleika starfsmanna þinna.